使审计报告更具影响力的六个建议

[指南]：如果您问内部审计师写审计报告的原因，有人可能会说这是为了传达审计业务的目标，范围和结果。其他人可能会说这是为了描述审核结果并提出改进建议。我认为编写内部审计报告的最终目标是……

使审计报告更具影响力的六个建议

如果您问内部审计师为什么要撰写审计报告，则有人可能会说这是为了传达审计业务的目标，范围和结果；其他人可能会说这是为了描述审核结果并提出改进建议。我认为编写内部审计报告的最终目的不是描述我们的发现或提出改进建议，而是说服读者采取行动。

有必要影响读者采取行动。但是，并非所有内部审计员都知道，不同的写作风格会对纠正措施的实施甚至及时实施产生重大影响。读者可以轻松访问该报告的内容，但是促使读者采取行动的因素是写作风格。例如，当年美国陆军使用两种不同版本的商业电子邮件进行了一项测试，要求收件人执行相同的任务。结果表明，那些收到精心撰写且具有高度传染性的电子邮件的收件人在同一天完成任务的可能性是对照组的两倍。

在作为内部审计师的职业生涯中，我编写或编辑了数百份内部审计报告，其中一些报告很好，而另一些则可能需要新一轮的编辑。以下建议可以帮助每个人有效地提高审计报告的影响力-它们不仅会改变报告读者的看法，而且还会发出呼吁采取行动以实现其目标。

01

使报告更简短

如果您阅读了司法部总检察长（IG）关于联邦官员如何处理希拉里·克林顿在国务卿任职期间使用私人电子邮件服务器的调查报告，您会发现这是与一般内部审核不符。该报告是非常不同的。它超过25万个单词，建议部分直到大约500页才开始。

我既没有评论本报告的发现，也没有讨论与这一事件有关的政治。作为前检察官，我很高兴在司法调查中有必要提供详细信息。审查范围艰巨，问题复杂，业务的每个领域都充满争议。但是，我们必须尊重读者的需求。适用于大规模IG调查的风格可能不适合内部审计部门。我花了一整夜的时间尝试（但失败了）阅读IG报告。它使我想起了伟大的温斯顿·丘吉尔（Winston Churchill）的著名话：“这份报告很长，可以使自己免于被阅读的危险。”

内部审计师可以学习的经验：（1)内部审计报告只有在满足利益相关者的需求时才最有说服力；（2)如果我们向读者提供过多的信息，报告的影响变得更小。如果无法直接解释问题，则报告中的每个单词，每个想法，甚至整个句子，都应考虑将其删除。

02

使报告更简单

最好的内部审计报告是使用更简单的词来表达更复杂的观点，而不是使用更复杂的词来表达更简单的观点。当我们使用清晰，直接和熟悉的语言时，我们的文章最有说服力。这并不意味着使我们的报告“肤浅”。普通语言意味着与法律术语相反的清晰有效的交流。正如我在以前的博客文章“内部审计报告中不应说的十件事”中提到的那样。如果这十件事对您来说令人印象深刻，则意味着您的报告可能需要重写。

令人信服的证据表明，易于理解的语言更容易在较短的时间内阅读，理解和遵循。 1989年，美国海军对军官进行了一次调查。他们阅读的商务备忘录要么简洁明了，要么官僚主义。结果显示，官员们看到了这个简单易懂的备忘录：

显然有较高的了解。

阅读时间减少了17％至23％。

无需再次阅读备忘录。

许多内部审计师使用Flesch-Reading Ease或Flesch-Kincaid水平测试等工具来确定其报告是否可读。这些测试可在线免费获得。如果您使用Microsoft Word编写报告，还可以选择在检查拼写和语法后显示有关您的阅读水平的信息。

经验教训内部审计师可以学习：在市场营销材料中，很少看到官僚语言或法律术语，这是有原因的：朴素的语言可以更好地销售思想。即使您的所有利益相关者都有阅读和理解博士学位论文的能力，这也不意味着他们想阅读此类文章。如果您的文章既不夸张，不必要地复杂，也不充满技术词汇，那么您的文章就更有说服力。

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