编制会计分录是会计的日常工作。会计分录编制正确与否，直接影响会计业务的真实情况，最终影响会计信息的质量。在手工模式下，会计人员可以编制各种会计分录，虽然有些不达标，但可以根据会计分录入帐，根据期末各账户余额编制报表。在电算化模式下，会计分录怎么记就怎么做，机器不会像手工模式那样有顺序性，所以会计分录的质量很大程度上影响报表的编制，尤其是损益类科目会计分录的编制。但会计分录应根据科目属性进行编制，以满足编制报表的需要，符合会计制度和会计处理规范的规定。因此，在对一些重要业务进行会计分录时，首先要设置所涉及科目的属性，然后根据业务编制会计分录。这里以费用和收入的业务处理为例，说明设置科目属性对编制分录和报表的影响。

电算化模式下会计分录的编制方法大多与手工相同，但会计分录的编制与手工模式有所不同，需要进行修改以适应电算化的需要。如人事部李将差旅费返还800元，手工记账。

借方：现金800

贷款：管理费-差旅费800。

手工模式下，期间的费用账户一般是借的多栏账，平时发生的业务都登记到借款人名下，只有在月末出现贷方发生额时，明细账仍以红字从借款人转出。对于上述业务，人员会以红色登记到“管理费用-差旅费”科目的借方(但分录金额本身是蓝色的)，会导致账证不符，但不影响会计报表的编制。但如果仍采用会计电算化方法，则直接登记到“管理费用-差旅费”科目的贷方，影响从“管理费用”科目提取报表，因为报表要取。如果在手工账和电算化账并行期间，手工账仍将该笔交易记入“管理费用-差旅费”的借方，内部账将该笔交易记入“管理费用-差旅费”的贷方，这将导致“管理费用-差旅费”手工账的借方和贷方金额与内部账不一致。因此，在电算化下对这类业务的处理仍然像手工一样，会严重影响会计报表的编制和电算化的效率。为了不影响报表的编制，适应会计电算化处理的特点，会计人员应改变这类业务的处理方法，使上述问题不会发生。下面的例子将介绍几种常见的处理方法：

一、红字借贷法：

借方：管理费-差旅费800(红色)

贷项：现金800(红色)

这种方法旨在对通常的费用贷方金额使用借方红字，与手工方法下使用红字登记费用贷方金额的方向一致。这种编制虽然满足了报表中费用提取的要求，但不能反映“现金”账户的真实业务情况，而且这种做法的前提是公司采用的凭证格式是常用的凭证格式。如果把公司的凭证分为收款、付款、转账三类，这项业务本身就是收款业务，但这张凭证上填的是付款业务，令人费解。如果公司先做手工凭证，再按照电算化的要求输入到机器中，手工编制还是按照正常的方式，按照上述第一种方法编制电算化凭证，会造成手工凭证与内部凭证不一致。除此之外，实行电算化后，出纳出于对货币资金的关注，仍然需要每天手工登记现金和银行存款明细账。是根据手工凭证用蓝色登记借款人还是根据内部凭证用红色登记出借人？如果登记到蓝色的借方，会导致现金手工账和内部账不一致。如果用红色登记到贷方，就意味着现金的减少，红色就更难理解了。因此，在电算化模式下，这类凭证的编制方法仍存在一些不足。

第二，借方红字法。

用红色记下费用，用蓝色记下现金增加，以便处理。

借：管理费用-差旅费800。

借方：现金800

这种方式虽然不符合手工模式的借贷法原理，但是可以过账。在计算机化模式下，为了方便客户的应用要求，有些会计分录可以只设置为借方或贷方。只要分录金额不为零，所有分录加起来为零，就可以保存过账，违反了《借贷法》只借不贷的规定，也违反了财政部《会计核算基本功能规范》〔1994〕27号文件第十五条第四款的规定。即违反了凭证录入过程中的如下提示功能：“如果正在录入的凭证有借方科目无贷方科目，或者有贷方科目无借方科目，则应提示并拒绝执行”。

这种做法虽然解决了会计报表对费用的提取和现金的登记管理的要求，但在很大程度上不符合会计处理规范，因此这种做法也存在一些不足。

第三，过渡科目法。

上述两种处理方法在一定程度上满足了会计报表编制的要求，但会计处理方法存在缺陷和不规范之处。为适应会计报表编制的需要，符合会计处理规范的要求，采用以下方法进行处理。过渡科目可以随意设置，但必须月底结算，具体对待。

借方：现金800。

贷：过渡账户800

借款：管理费用-差旅费800。

贷方：过渡账户800(红色)

虽然这个流程可以满足报表的编制和账务处理规范的要求，但是如果每个月都有很多这样的业务，那么每笔业务都需要做两遍，非常麻烦。

以上三种处理方式虽然解决了报表编制的问题，但是也带来了一些其他的问题。第一种方法不能反映“现金”账户业务的真实情况。虽然余额一致，但内部账户并不能以贷款金额反映其收支情况。第二种方法不符合借贷法原则；第三种方法需要参考过渡科目，无形中增加了工作量。平时要处理的很慎重，月底要检查过渡科目是否平衡。如果所有损益科目都出现这种情况，那就麻烦了。

以上三种方法是费用账户特殊业务的处理方式。这里以收益账户为例进行说明。比如有一笔销售退货业务，货款10000元，税金1700元，符合会计处理标准。

借：马收入

一般来说，会计报表从收入中提取借方金额。如果计算机化录入仍然这样做，会给报告的检索带来困难。为了便于电算化报表的检索，如果会计分录采用上述三种方法，在编制报表时没有问题，但也会引起其他问题。如果采用第一种方法，借方金额会出现在“银行存款”中，从而导致第一个例子中的“现金”业务处理问题。无论采用上述哪种方法，都会出现“主营业务收入-产品A”和“应交税费-应交增值税-销项税额”的贷方发生额，违反了《企业会计制度（2001）》销售退回业务的会计处理规定，规范的会计处理应该是上述处理。

从上面两个例子可以看出，报表中为了得到费用和收入账户的数据，把平时发生的业务都记录在一方，淹没了一些业务的真实情况。纯粹是为了编制报告，不能准确记录原始数据。如果按照会计制度，销售回款时会计处理应借记收入和税金，那么可以根据月末或年末的借方发生额或累计借方发生额取得销售回款，直接取得原始数据。出于电算化报表编制的目的，有些业务不规范，费用业务全部借记，收入业务全部贷记，导致本月费用的发生和减少，本月销售的实现和回笼都混在一边。如果要统计销售回款和费用的减少，只需要查阅机内凭证或者打印凭证就可以了。如果按年算的话，就没意思了。以上处理方法要么是在会计处理准则中，要么是在会计报表的编制中。这里有一个新的方法可以解决这个问题，就是通过设置费用或收益科目的性质来控制会计分录的编制，以满足会计报表的编制。

目前有些账户提供了账户的栏目功能，设置栏目的科目只能是明细科目。栏目的特点和优点是：栏目不记录余额，只记录金额，结转时可以直接从上级结转，对于需要结转的科目非常方便；通常，当一项业务发生时，它必须从明细账户开始，明细账户可以借记或贷记，但不能从总账开始。只有月末结转可以和总账反方向走。

以下科目可以设置为列：明细科目不需要计算余额，只需要计算发生额(包括本月发生额和本年累计发生额)；(2)下级科目设置为列的科目可以直接从总账结转，所以那些需要每月平衡的科目可以设置为列，比如损益科目。只有这样，会计分录才能按规范处理，才能反映业务的真实情况。

一般情况下，会计科目的性质是普通科目，即如果该科目下有明细科目，平时必须将业务核算到最明细，否则无法保存凭证，月末需要结账的科目必须从各明细科目结转，每个明细科目必须结账。管理费用来说管理费下面有很多明细账户，每个明细账户在月末结转的时候一定要平衡。例如，在月末结转时，必须做如下操作：

借方：本年利润

贷款：间接费用-工资

-娱乐费用

-差旅费

-办公费用

因为管理费用、营业费用、主营业务收入等科目下有很多明细科目，即使设置成每月自动结转，打印起来也会很麻烦，而且每笔分录的凭证也很多。如果将管理费下的明细科目设置为借方栏，就可以解决所有的问题，比如上面差旅费返还的电算化会计分录，可以手工使用。

借方：现金800

贷款：管理费-差旅费800。

结转时

同一个月末结转，可以直接从借方总账转出借贷余额。

如果将损益科目的明细科目设置为列性质，就可以解决上述分录编制的问题。会计报表检索不必局限于一方，即借方或贷方。根据账户的属性可以得到明细账户的借方或贷方余额，根据账户的借方发生额可以直接得到需要的数据。如“主营业务收入-某产品”的借方金额反映销售退款金额，贷方金额是本月实现的销售金额。由于月末结转时借贷余额是从借方总账转出的，所以所有明细科目只用来登记借方或贷方发生额，不记录结转额和余额，所以可以根据需要直接调取各个明细科目的借方或贷方，这对于编制报表非常方便。在实际应用中，可以根据管理需要，将损益科目或多栏式科目设置为一栏，如营业费用或应付福利费等，可以解决上述编制报表的分录处理问题。需要注意的是，当账户设置为栏目时，通常发生的业务必须以最详细的方式进行核算，因为该栏目必须与明细账同时登记在总账中，但业务发生在总账中时不会登记明细账。所以月底才会从总账结转，否则会造成总账和明细账的不平衡。因此，需要在平时审计时注意设置为列科目的会计分录是否处理正确，月末结转前检查明细金额与总账金额是否一致。只有总账和明细栏金额一致，才能正确取到报表。用户可以根据提供的功能和要求进行设置。如果有这样的功能，我建议用栏目来满足会计分录和报表的编制。公司长期使用该功能，取得了良好的效果。