实际操作中,员工临时需要资金,可能会出现向企业垫付工资的情况。此时企业一般将贷款作为借款处理,而不是“应付职工薪酬”,计入“其他应收款”核算。企业实际发放工资时,会扣除垫付部分,剩余部分发放给员工。那么具体会计如何对员工垫付工资做账呢?
1.当员工预支工资时:
借:其他应收款。
贷:银行存款/库存现金。
2.工资计提时,根据员工所在部门的不同,计入不同的成本费用科目:
借:生产成本、制造成本、管理成本、销售成本、研发成本等。
贷款:应付款-工资
3.提取社保(企业承担部分):
借:管理费用/销售费用/研发费用。d费用等。——社会保障
贷款:应付职工工资——社保
4.实际发放工资时,代扣个人社保和个税,扣除预付工资:
借:应付职工薪酬33,354。
贷:其他应收款
应付职工工资——社保(个人部分)
应交税费——应交个人所得税
银行存款
注意,社保的计提(企业)和个人社保的扣缴是按照应发工资计算的,包括应代扣代缴的税。
5.缴纳社会保险和个人所得税:
借:应付职工工资——社保(公司个人部分的一部分)
应交税费-应交个人所得税
贷:银行存款
需要注意的是,如果员工长时间提前发放了工资,过了年夜饭还没有归还,就有被视为发放工资,需要代扣代缴税款的风险。而且,如果员工预支工资而没有预支单据备查,税收会被视为免费向员工提供贷款,企业将面临作为销售额(作为提供贷款服务)缴纳增值税和附加税的风险。因此,企业在垫付工资时,需要员工填写垫付单据并留存备查,不建议垫付工资时间过长。实际操作中,预支一两个月工资很正常,多预支会面临一定的涉税风险。