本文是关于备用金管理及的会计处理。本文在会计从业人员和税务师的工作学习中，为您详细介绍了备用金管理及会计处理的相关财税知识，或许只能帮助您解决备用金管理及会计处理的财税实际问题。

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备用金是单位内部各部门工作人员为零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借入的款项。为了处理日常零星开支，预算单位需要保持一定的现金储备，一般不超过3-5天，以支付零星所需的现金。各预算单位根据本单位业务量、规模和零星支出情况申请备付金额度，支付中心根据预算单位申请和具体业务情况审批备付金额度，并签订备付金管理责任书。

一、使用范围

备用金主要用于小额、零星报销费用，使用范围为：国家规定的除统一工资支付项目以外的个人其他费用；商务旅行者必须随身携带的差旅费用；其他确需以现金支付的费用等。

第二，储备基金的管理

(一)配额管理

定额管理是指根据用款部门的实际需要，核定备用金定额和调拨现金的管理方式。用款部门按规定的支出范围使用备用金后，凭有关支出凭证向财会部门报账，财会部门全额支付现金，使备用金仍与定额相符。一般情况下，用于开支的零用现金应实行限额管理；对于用于销售的小额现金，要根据业务柜台组核定限额，并分配到现金部。各专柜组总能从销售金额中保留核定的零款，不存在支出报销的问题。

(二)非配额管理

无定额管理是指支付部门根据实际需要向会计部门收取款项的管理方式。在凭相关支出凭证向会计部门报销时，按减少备用金处理，直至用完。如需补充备用金，另行办理拨款和领取手续。对农副产品收购储备资金，集中收购旺季一般采取无限额管理，淡季零星收购采取限额管理，交割为辅。

无论实行哪种管理措施，都要建立健全备用金的收取、保管和报销程序，指定专人负责备用金的管理。管理人员变动时，必须办理交接手续，明确经济责任。

详情如下：

1.因业务原因长期借用零用现金的人员，可根据实际情况经财务部办公室批准，划出固定金额的现金并指定使用范围；使用部门必须设立专人管理备用金，备用金管理人员必须妥善保管支付备用金的收据、发票和各种报销凭证，并设立备用金登记簿，记录各种零星支出。

2.财务部办公室应根据借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立零用金明细账，并按月及时清理。

3.借用备用金的人员应及时还清账款。无故拖延，在财务部办公室发出最后一次催款通知后仍未办理的，从下月起直接从工资中扣除，不再另行通知。

4.新年度动用备用金时，必须在年度终了时重新办理贷款手续，核销年度贷款。

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工作人员需要先去财务部办公室拿一张“借款单”，财务人员会根据实际需要给借款人发放“借款单”。借款人按规定格式填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途、借款金额，经部门负责人、总经理签字批准后，到财务部办理借款手续。财务人员应核对已签字的“借款单”的各项内容是否正确、完整，核对无误后方可办理付款手续。

2.业务完成后，报销流程：

(1)备用金支出后报销时，需要在费用明细栏中写明具体用途和支出明细(如用途与申请不同，须详细说明)，同时须提供发票。

(2)借款人在办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”明细账，查明报销人员的原借款金额，及时支付报销的多余资金并归还给他。如果偿还后的数额低于备用金数额，应允许他们归还余额，以结清原借款单所借的账户。

(3)其他部门临时借款范围(审批额度按第二标准执行):员工出差借款时，需根据具体情况申请借款额度。首先由零用金保管员填写零用金申请，然后由部门经理审批，再由财务总监或总经理审批。并在员工出差回公司后七天内报销。

其他与业务有关的贷款，由备用金保管人先填写备用金申请，经部门经理审批后，交财务总监或总经理审批，费用由财务在七天内报销冲抵。

(二)储备基金的托管人

备用金保管人填写备用金申请，注明特定用途部门经理审批，财务部审核，财务总监或总经理审批。如零用金为一次性支出，部门零用金保管员应在支出后七日内报销；如果零用现金是经常性和零星支出，部门零用现金保管员应在每月月底前向财务部报销。必要的话可以再申请。

1.在不超过单项和累计限额的情况下，财政部门将发放备用金。

2.超过单个额度但不超过累计额度的，经财务总监或总经理批准，财务部发放备用金。

3.超过累计数额的，财务部不予发放备用金。

四、预备费的会计处理

(一)配额管理

1.按照定额分配备用金：

借：——其他应收款备用金

贷项：库存现金

2.用后报销(花多少，花多少计入成本，“补”指用现金补花的)

借：管理费用(销售费用等。)

贷项：库存现金

(二)非定额管理财务部根据企业内部某个部门或个人的实际需要，一次性支付现金，使用后提交相关原始凭证报销。报销时，会计部门根据已付金额和待报销金额进行清算。余额全部收回，不足的，补足差额。

1.按实际金额分配备用金：

借方：——其他应收款准备基金()

贷项：库存现金

2.使用后报销(报销、多付和少付)

借：管理费用(销售费用等。)库存现金(借入过多并由经办人员归还的现金)

贷：——其他应收款准备基金()

或者：

借：管理费用(销售费用等。)

贷：其他应收款：——备用金()库存现金(原借款少的，应补足经办人员现金)。

(定额管理的“备用金”科目的金额平时不变，只有在企业改变备用金定额时才发生变化。)

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如行政部实际购买办公用品1 780元，自行垫付180元，则在报销时除编制规定外，还将编制转账凭证，其会计分录如下：

借：管理费1 780

贷项：其他应收款——定额备用金(行政科)1 600

现金1 80

出纳向行政部支付现金180元，返还行政部经办人员支付的现金180元。

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