会议工作复杂，环节多，稍有不慎就可能出现疏漏和错误。探索会议的工作流程，可以使复杂的会议工作变得简洁、清晰、高效。

01会前计划准备

会前准备是做好会务工作的基础和前提。会议的整个过程和每一个环节都要精心策划，对可能出现的问题提前做好计划。

(一)制定计划

会议计划是组织会议的总体安排，主要包括会议的名称、目的、时间、地点、参加人员、主要议程、会议任务和职责分工等。会议计划应简明、具体、明确，具有较强的可操作性，并须报有关领导审批。会议方案确定后，主办部门召集各相关部门召开会议协调会，协调各部门按方案要求落实各自职责。

(B)明确的任务

在会议筹备阶段，主要任务如下：

1.起草会议通知。会议通知的要素主要包括会议名称、主要内容、报名时间和地点、参会单位、报名要求、联系人姓名和电话等。会议通知要准确、清晰、简洁，特别是时间、地点要明确，时间一般要注明年、月、日，不能使用“明天”、“后天”等易混淆的词语：会议地点要精确到具体楼层和门牌号，如办公楼六楼第三会议室。

2.发出会议通知。会议通知的方式有电话、短(微)消息、面对面、内网邮件等多种，根据情况可同时使用一种或多种。通知一定要注意：一是保密，机密会议不能发短信。二是要负责，一定要保证会议通知及时送达参会人员手中。当面通知的，要制作签到登记表，每份通知都要签名确认。用电子邮件发送，并附上保留的收据。通过短信发送的，要求接收方及时回复。

3.落实参与者。统计汇总会议请假清单，必要时核实请假情况。与会人员名单要认真核对，确保无出入，并打印纸质请假清单，及时向领导或会议主持人报告。

4.协调在场的领导。根据会议要求，通过当面汇报、电话、短信等多种方式邀请领导参加会议。重点提醒领导会议时间、地点、主要参加人员(部门)、议程。开会前1小时左右，以适当方式提醒领导开会时间。

5.预订会议室。会议时间确定后，应立即联系后勤、物业等会议室管理服务部门，预订会议室，并请物业服务人员协助做好清洁、摆放桌椅等准备工作。如果有其他单位的人参加，要提前做好引导卡。

6.编写会议说明。对全省业务工作会议、全行干部职工大会、年中工作会议等大型会议，要编制会议批示，批示的安排要准确、明确、周到、简洁。主要包括：会议纪律要求、日程安排、作息时间、参会人员名单、分组名单、住宿或大巴安排、值班电话、会议人员名单及联系方式、注意事项等。

7.制作会议凭据。根据会议需要，制作代表证、出(出)座证、通行证、工作证、车辆通行证等证件。证件的制作应结合会议主题，遵循美观、经济、适用的原则，并做到易于识别、便于管理、有利于安全。

8.场地布置。主要指裙房及附属设施的布置。总的要求是规范、和谐、庄重、大方，与会议主题相一致。首先是合理布局主席台。主席台是会场的焦点和中心，体现了整个会议的风格和氛围，是会场布置的重点。要综合考虑会议性质、主席台就座人数、领导进出方便、主席台大小等因素。二是附属设施的调试。主要是音响，灯光，投影设备。根据会议需要，安排合适的话筒放在合适的位置，提前逐个试听，确保每个话筒都能正常使用。如果需要播放音乐，要提前试用，最好做好备份，确保万无一失。检查场馆内的照明是否损坏。如果损坏，需要提前维修更换；提前准备好摄像头和麦克风电源。有投影演示时，要提前预演，根据需要及时调整灯光。

9.制作并放置餐桌标牌。根据最终的参会人员名单，做出表签；要认真核对观众表签，防止遗漏、重复、错别字。根据《文明礼仪手册》等规范，合理安排参会人员座位。表签摆放后，应及时制作场馆座位图，打印后摆放在场馆内，便于参考。

10.组织和调度会议车辆。根据会议需要借用或租用车辆，并安排专人负责车辆调度，清点人数，防止迟到和遗漏。车辆较多时，应对车辆进行编号分组，便于调度。

11.安排新闻报道。对于需要新闻报道的会议，要提前与宣传部或新闻单位联系，在会场安排新闻宣传员专用座位，协调衔接。

12.分发会议材料。会议材料要登记成单，分发时要一份一份登记，做到不漏一份，不漏一份。视情况可在会前通知参会单位(人员)提前派人领取，也可在会议签到时一起发放，或提前放置在参会人员座位上。对于放在主席台上的资料，从头到尾核对顺序和页码，摆放整齐，确保没有错误。对于保密文件，要严格按照有关保密规定进行登记，及时收回或提醒传阅，并按保密规定保存，防止泄密。

(3)实施分工

起草一份好的会议计划。任务按计划分解后，要协调分工，明确责任人，规定各项任务完成时限，抓好分工落实，会前全面自查，确保万无一失。

02钟服务

会议中的工作是指从会议报告开始到会议结束的工作。会议期间工作无小事。周到细致是做好会议期间服务工作的基本要求。会议中的服务工作复杂琐碎，情况不断变化。一定要注重细节，一丝不苟。

(一)组织会议报到

会议登记工作主要包括人员身份确认、登记、根据会议要求分发信息、提醒注意事项等。做到快速准确，热情周到，耐心细致，井然有序。

(2)做好会议签到工作

安排专人打印签到表并放置会场，提醒参会人员签到，并做好参会人员的清点登记工作，实时掌握参会人员的出勤情况，视情况及时召集参会人员参加会议。会议结束后，应统计和总结参加会议的人数，登记迟到和缺席人员名单。

(三)维护会场秩序

在m

会后工作是会议工作的重要组成部分，是保证会议质量、达到会议效果的重要环节。通过会后工作总结会议组织的经验教训，推动会议精神的贯彻落实，进一步优化会议工作机制，提升会议效果。

(1)退货服务

协调组织与会人员的会后服务，必要时协助联系交通或订票，对个别因工作需要临时住宿的人员，妥善安排食宿。

(二)材料的归档

会后应及时收集会议计划、通知、简报、讲话材料、领导讲话、声像资料等相关材料，并按规定归档备查。同时，根据保密要求，对需要回收的会议资料进行清点登记，以便回收。根据需要发布会议简报或信息，起草和分发会议纪要，印发领导讲话。

(三)会后总结

每次会议结束后，我们都要进行及时、客观、准确的总结。梳理和会议工作的成功经验、存在的问题和不足。特别要注意收集整理与会人员对会议的意见和建议，为今后进一步改进会议工作提供参考。同时，要把会议决定事项的办理情况纳入督查督办工作，确保会议精神及时落实。

做好会务工作，除了在程序上力求完美，还需要工作人员不断提高自身素质。

首先是统筹意识。会议工作任务重、要求高、涉及面广，要求会议工作人员牢固树立大局意识，从全局高度统筹协调各部门、会议环节的衔接落实，谋划好每一个细节，确保会议组织周到、高效、有序。

第二是灵活应变的能力。会议工作中有许多不可预测的因素，需要会议工作人员树立应变意识，提高应变能力，沉着不乱，及时妥善处理各种临时突发事件，确保会议成功。

第三是认真负责的品质。会议工作琐碎繁重，涉及环节多，任何一个小失误都可能造成很大影响。因此，会议工作人员必须具有高度的责任感，充分发挥自己的积极性和主动性，尽最大努力补好位，把握好每一个环节，做好每一个细节，才能使会议有序、顺利地完成。