在手工核算中，当某项经济业务需要减少时，我们可以根据借贷记账法的核算规则，作出与费用相反的核算分录，如：收到黎明同志退回的差旅费，以50元计现金，在作出现金收入的同时，减少管理费用。我们可以制作如下的分录：

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借方：现金50

贷：管理费用——差旅费50

这样现金增加了，原来的多栏费用减少了。这个会计分录是正确的。但实行会计电算化后，分录很难自动从报表中调取数据，因为费用报表是根据借方金额调取的，费用核销分录是从贷方调取应核销的数据，并没有减少费用的借方金额，所以从报表中自动生成的数字大于实际支出。

为了解决从报表中提取数据的问题，分录，这类业务的会计师有两种方法(如上例所示):

一种方法是：用红字冲销费用，同时用红字冲销现金费用，即：

借：管理费用——差旅费50

信用：现金50

这种核算方式虽然满足了报表的自动生成和检索，但是现金收入用红字反映在出借人身上，很难理解和接受。在实际工作中，少数单位采用这种核算方法。

另一种方法是：在借方用红色记下费用，用蓝色记下增加的现金，即：

借：管理费用——差旅费50

信用：现金50

之所以这样说，是因为待冲减的费用金额在借方以红色反映，既符合会计原理中“管理费用”的定义和解释(借方反映费用金额，贷方反映结转的费用金额)，又符合报表自动生成和检索的要求，随着借方增加收到现金，既符合会计原理中对“现金”的解释，也符合人们的习惯。但这违反了借贷记账法的规定。在实际工作中，大多数单位都采用这种核算方法。

两种方法相比，后一种方法优于前一种，尤其是在登记账簿时，更合理，更容易理解。我倾向于选择后一种方法。

类似的收入账户分录的核销可参照上述办法办理。