企业费用报销就像一面镜子，可以反映企业治理的方方面面：

签署流程和签署权力的大小反映了公司的内部控制水平；

发票审核和费用归属可以体现公司的税控风险意识；

是否存在公款私用、贪污浪费，可以鉴别高管的廉洁程度；

费用的走势可以透视公司的经营效率。

Y公司是一家供应链服务提供商，拥有一套完整的费用报销。

以Y公司的费用报销制度为例，介绍了企业费用报销制度的建立、流程管理和风险防控策略。

一、企业费用报销的制度建设

(一)构建费用报销体系的原则

(1)坚持必要性、合理性、合规性和经济性原则。

企业的每一分钱都要用在刀刃上，发挥最大价值。所以要建立规章制度，制定费用报销标准，建立一套费用报销制度。

(2)坚持规范报销流程，严格控制的原则。

按照先审批后支出、审批权限、前条不清后不借、报销单据附件必须齐全的要求，规范费用报销流程，严格管控，防止和杜绝腐败浪费。

(3)分类管理原则

报销费用按对象分为差旅费和业务招待费，分别制定管理办法进行管理。

(4)严格问责原则

费用报销和货币资金支付的审批应建立“谁审批谁负责”的责任追究制度。审核人和批准人应对自己审核批准支付的货币资金负责，以防范货币资金风险，确保公司资金安全。违规批准支付的，对应审核人、批准人以失职论处，并对由此造成的不良后果承担连带责任。

(二)费用报销管理的框架

1.制定报销标准

差旅费根据员工级别和出差地点，分别制定交通费、住宿费和伙食费标准，分别制定餐饮费标准。超出标准，需要接待人员的上一级领导批准，否则超出部分不予报销。

2.规范报销流程

报销业务招待费时，需要填写“业务招待费申请表”，详细注明招待时间、地点、人员等信息，经领导和相关负责人签字后，送财务人员审核。

3.建立集中管理的费用报销。

原则上由公司行政部统一安排费用和结算。如部门因公需要招待，需提前申请，经公司负责人批准后方可招待。

4.建立事前制度

比如员工报销差旅费前必须提交出差申请单，报上级领导和人事审批。出差申请表上的出差日期应与出差期间开具的发票上的日期一致。

5.强化问责制度。

舞弊违纪的金额不予报销。对已报销的，除责令报销人员退回违纪金额外，对报销人员处以违纪金额5-10倍的罚款，情节严重的予以辞退并作进一步处理。在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下，审核人、审批人签字报销的，对审核人、审批人处以违规报销金额10-50的罚款。

6.建立备用金管理制度。

如果员工因出差或其他原因借款，他/她应如实、认真地填写借款单，并应

二、费用报销的流程管理

完善的费用报销流程对于费用的有效管理和控制非常重要。那么，员工报销费用需要谁签字？

一般来说，部门经理签字的作用是证明业务真实，财务部签字的目的是审核发票和金额，批准预算，财务总监签字的目的是了解资金流向，副总或总经理签字的目的是批准资金支出。按照这个思路，Y公司规定一般中型费用需要部门经理、财务部、财务总监、分管副总签字，如果公司还没有下发费用预算，则需要总经理签字。其具体做法如下

(一)明确审批权限和控制责任。

具体来说，一是制定和完善审批流程，明确各岗位办理业务的范围和权限以及相应的责任；二是编制常规授权的权限指南，规定特别授权的范围和权限，严格控制和监督特别授权；三是规范企业各级管理者在授权范围内行使权力和责任；四是重大事项集体决策和审批或联合会签制度。比如Y公司，规定费用超过预算，公司会增加预算管理员和财务总监的审批，金额大的话，需要总经理和财务总监签字确认。

(2)建立职责分离、相互监督的报销管理制度。

公司规定报销经办人员、审核人员、付款执行、检查的职责要分离，报领导审批、审核、付款、事后等各个环节不得由同一人执行，任何级别的业务人员都无权对自己的费用进行审核签字，包括公司高层领导，以防止内部舞弊。

(3)优化流程，开发和提高费用报销效率。

过去由于报销操作复杂，员工在报销过程中往往容易出错，导致后期审批效率低下。为了解决这个问题，Y公司成立了研发团队，充分利用IT技术，建立了一套人性化的费用报销，实现了报销费用的自动化处理，降低了报销的差错率，提高了工作效率。

第三，费用报销管理和风险防控

Y公司在工作中加强了费用报销的管理和风险防范，具体采取了以下管理和防范措施。

(1)加强预算管理。

对于偶尔发生的费用，按照用途和目的进行分类，按照档次制定标准；对于员工各种费用的长期使用，在制定预算的同时要制定详细的使用计划。计划和预算应尽可能详细和全面，财务人员应审查计划和预算的合理性和可靠性。在制定计划和预算时，要充分发扬民主，及时公开讨论，充分接受员工的建议。将计划精确到周、日，更便于执行计划。计划执行中，有关部门应根据实际情况进行合理调整。按照计划，对应部门的主管要按月考核，并与绩效挂钩。在费用报销的审批中，将优先考虑预算管理范围内的费用，对超出预算的费用必须进行更严格的审批。

(二)将成本管理纳入成本考核体系。

需要对企业的费用报销进行整体控制。根据实际情况，总费用指标应分解到各职能部门，再由各部门分解到各职能组和职能人员，形成“下级保证上级，一层保证下级”的指标分解体系

首先是管理高管的职务消费，重点防止高管在招待费、会议费、培训费、差旅费、办公用品等项目中利用职务消费进行虚报，严格监控权力滥用，通过公示高管费用实施全程监管。其次，要加强对虚报、超标的审核。比如，员工以给公司办理业务为名，用燃料、餐费等私人费用中饱私囊，用其他合理票据代替不允许报销的项目，超出预算或规定标准，甚至为虚假业务购买虚假发票。

为了防止虚报，财务人员应加强对原始凭证的审核。

比如报销住宿费时，财务人员要核对酒水住宿费是否与出差申请表上的时间相符，是否提供酒水开具的水费单；机票费用是否以旅游行程和出差申请表为依据；报销加班出租车费时，需要核对票面时间应与提供的加班表中的时间一致；报销餐费时，要核对银行信用卡上的时间和发票上的时间是否一致；报销办公用品时，要检查是否有商品明细和入库单据。通过核对原始单据的细节来验证业务的真实性，可以杜绝虚假报销的存在。

(4)严格控制支付环节。

对付款环节进行严格的检查和控制，不仅可以保证会计核算的质量，避免因粗心而出错，还可以防止出纳职务犯罪的发生。

(5)加强事中事后控制。

建立费用的监控和制度，每月及时清理其他应收款，汇总报销费用，向公司领导汇报每月费用完成情况和考核结果，及时发现问题，堵塞漏洞。

(六)加强风险防控。

费用报销存在诸多潜在涉税风险，如：发票审核不严，导致假票、无效票入账；把工资支出当成差旅费，导致少交个人所得税；不能全部税前扣除的费用计入其他科目，如差旅费等，导致少缴企业所得税；礼品作为费用报销，比如给客户维护买礼品。为了降低涉税风险，费用报销要统一，即会计分录、凭证、审批单据、发票要一致。财务人员应严格控制和审核费用，避免将员工工资费用和员工福利列入费用。

总之，企业费用报销管控是否有效，完善的报销制度是根本，有效的流程管理是保障，合理的管控方法是途径。在费用报销过程中，还存在很多不确定的风险因素，需要财务人员加强学习，提高风险防范意识。同时也要求企业的每一个员工都要树立风险防范意识。针对各企业不同的业务类型和内部组织结构，企业应从自身实际出发，建立和完善适合本企业的费用报销制度和控制方法，确保费用报销得到合理控制。